Normatividad legal y ámbito de aplicación

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por INNOVATHINK respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

Alcance de los datos personales

• Las políticas establecidas por INNOVATHINK se aplicarán a todos los datos personales que trata o llegare a tratar INNOVATHINK,
• Los Titulares de los datos personales de forma libre y voluntaria han suministrado la información a INNOVATHINK.
• Cualquier cambio en “La política de tratamiento de los datos personales” le será comunicado oportunamente a los Titulares, mediante cualquier medio de comunicación seguro entre las partes.

Definiciones

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén sometidos a reserva.
• Semiprivados: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solamente a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Privados: Son los datos que por su naturaleza íntima o reservada solamente son relevantes para el titular de la información.
• Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
• Delegado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Apoderado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

De los principios aplicables al tratamiento de datos personales en Innovathink

• Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales obtenidos en todo el desarrollo del objeto social de INNOVATHINK obedece a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular de los datos, desde el inicio de cualquier clase de negociación precontractual, contractual u otra forma en que se adquiera la información.
• Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales obtenidos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento expreso e informado del Titular, teniendo en cuenta que los Titulares de los datos personales de forma libre y voluntaria han suministrado o autorizado previamente la información a INNOVATHINK.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento, debe ser veraz, clara, cierta, confiable, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos que sean parciales, incompletos o que puedan inducir a algún error.
• Principio de Transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de INNOVATHINK en cualquier momento y sin restricciones la información acerca del debido tratamiento, de forma trasparente y segura.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento de los datos personales por parte de INNOVATHINK. se deberá proteger mediante el uso de todas las medidas técnicas y administrativas que sean necesarias para den total seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
• Principio de Confidencialidad: Todos los colaboradores internos, externos de INNOVATHINK que de una u otra forma intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la total confidencialidad de la información, inclusive después de finalizada su relación con la empresa.

Responsable del tratamiento de datos personales

INNOVATHINK S.AS. Nit.9001269238-1 Sociedad legalmente constituida el 28 de marzo de 2019, en la ciudad de Medellín, mediante la figura de sociedad por acciones simplificada (S.A.S), será responsable directa del Tratamiento de los datos que recolecta, almacena, usa, actualiza, circula y elimina los datos personales de sus clientes, proveedores y trabajadores para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales que le sean exigibles, así, también, como herramienta en la etapa precontractual de negociación y en la etapa contractual y post-contractual siempre bajo los principios de la buena fe.

Finalidades del tratamiento de los datos por parte de Innovathink

INNOVATHINK utiliza los datos personales que trate para las siguientes finalidades:

• En las negociaciones precontractuales con los futuros clientes o proveedores de servicios y otros. Proceso de negociación, mercadeo, ofrecimiento de servicios, en los nuevos de desarrollos de software, ventas y otros.
• En cumplimiento de obligaciones contractuales con clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones.
• Cumplimiento de las obligaciones de Ley.
• Cumplimiento de obligaciones laborales.
• Para evaluar la calidad de los productos.
• Para información comercial, publicitaria sobre los productos y/o servicios, eventos.
• Para impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, al público sobre los beneficios del SOFTWARE RAPTOR y demás Software que pudiere desarrollar la empresa.
• Respecto de los datos recolectados directamente de las cámaras de seguridad, los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de INNOVATHINK. Lo anterior en caso de ser procedente.

Una vez agotada la finalidad para la que los datos fueron recolectados se procederá con su eliminación.

Derechos de los titulares de los datos personales

Los siguientes son los derechos de los Titulares:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento, lo que ocurre en los siguientes casos:
• Cuando la información haya sido requerida por una entidad pública o administrativa privada en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Se trate de datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia debidamente demostrada.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Demás datos relacionados con Inhabilidades, certificado de no estar en la lista OFAC, antecedentes de Contraloría, Procuraduría y Policiales.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que han sido objeto de Tratamiento.

Consultas y reclamos

En INNOVATHINK el área PQRS será la responsable de atender las consultas, peticiones, quejas y reclamos que formule por escrito del titular del dato, en ejercicio de los derechos, acreditando la calidad en la que actúan. Podrán presentar cualquier consulta, petición, queja o reclamo sobre la información personal del Titular, mediante comunicación escrita enviada a la Carrera 50 C N°10 Sur – 140 Piso 3 – Medellín, Antioquia, de lunes a viernes de 8:00 a.m a 6:00 p.m o al correo electrónico: juancastrillon@raptorcx.com y/o linarave@raptorcx.com.

El documento que presente el titular, deberá contener:

• Identificación del Titular de la información.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección en que reciba comunicaciones.

Nota 1.: Se deberá anexar los documentos que pretenda hacer valer.

Nota 2.: Las consultas verbales se harán a la misma área.

Toda consulta, petición y/o queja será resuelta por el COMITÉ DE HABEAS DATA en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, mediante comunicación motivada y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, petición y/o queja, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las falencias. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si INNOVATHINK SA.S. determina que no es competente para resolver la consulta, queja o reclamo, lo enviará a quien corresponda en un término máximo de cinco (05) días hábiles e informará así al consultante.

Los causahabientes deberán presentar copia del registro civil o documento equivalente y quien actúe en una calidad distinta deberá presentar la autorización del titular para el efecto. (poder debidamente autenticado).

Comité de habeas data

Este comité estará integrado por:

• Un representante del Representante legal.
• Un Colaborador de área Administrativa.
• Un miembro de la Junta Directiva de Innovathink.

Este comité velara por el cumplimiento de todas las disposiciones establecidas en la Ley y la internas de INNOVATHINK.

Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, INNOVATHINK adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.

Vigencia de la política de tratamiento de datos

La presente política rige a partir del primero (1) de febrero de 2020 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales anteriores. INNOVATHINK se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley., o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.

 

Control de cambios

Versión	Fecha	Descripción
V1	01/02/2020	Creación política de tratamiento de datos
V2	18/01/2023	Modificación política de tratamiento de datos